Hvis du er som meg, medfører jobbing i et miljø med store sjanser for å bli distrahert til at arbeidet blir utført tregere, og dermed blir da også mindre gjort. Hver gang du blir distrahert går sekunder og minutter med på å komme seg inn på rett spor igjen. Tiden flyr og plutselig er dagen omme og du sitter igjen med en masse uferdig arbeid og ligger dermed på etterskudd. Imidlertid kan du, ved små og enkle tiltak, komme opp på et effektivt nivå og dermed også kunne avslutte dagen med god samvittighet og kanskje til og med være foran skjemaet. Hvem vet.

Sitter du slik på slutten av dagen? Da er det på tide å endre dette mønsteret.

La det bare være sagt. Dette er ikke en veiledning til hvordan du skal jobbe mer effektivt. Her er vi da også så ulike at det må settes opp et generelt rammeverk som alle kan gå ut ifra, men det får bli en annen artikkel. I dag vil jeg i stedet vise hvordan du kan tilrettelegge et jobbmiljø mest mulig for å kunne arbeide effektiv. Hvordan du videre utnytter dette i din arbeidsdag (hvis du bestemmer deg for å prøve dette selv) for bli opp til deg. Ok, ingen vits i å dvele ved dette lengre. La oss kjøre igang.
 

Rydd skrivebordet - det fysiske og digitale:

 
For å kunne jobbe effektivt må hodet være klart og man må fjerne alle muligheter for distraksjoner på ditt fysiske skrivebord. Tidsskrifter, bøker, papirer osv. For å optimalisere arbeidet bør faktisk alt som ikke er knyttet til eller nødvendig for jobben du skal gjøre fjernes. Jeg skjønner at det kan by på problemer, men så langt det er mulig anbefaler jeg å følge dette prinsippet. De eneste distraksjoner du bør oppleve er relatert til den samme oppgaven du jobber med.

Jeg har et hjørneformet skrivebord med hyller. Disse hadde jeg tidligere fylt opp med alt jeg jobbet med over lengre tid. Selv om dette kun var jobbrelatert medførte det at jeg ble distrahert til å tenke over de andre jobbrelaterte oppgavene, noe som da sinket arbeidet mitt betraktelig. Ved å fjerne alt som ikke var direkte relatert og nødvendig for den oppgaven jeg nå skulle utføre slo jeg to fluer i en og samme smekk:

1. Jeg fjernet alle distraksjoner
2. Jeg har alt jobbrelatert meteriale i nærheten

Det er imidlertid ikke kun det fysiske skrivebordet som kan distrahere deg. Også det digitale skrivebordet trenger en opprydning. Jeg har sett mange som bruker skrivebordet som en dumpingplass, og trenger stadig mer tid til å finne fram i massen av snarveier, dokumenter, bilde-filer osv. Du kan gjerne argumentere med at det blir mer effektivt med snarveier og lagrede dokumenter på skrivebordet da dette gir deg en god tilgang til alt. Og jeg er enig, hvis det ikke er til distraksjon. En uskyldig snarvei til Firefox kan faktisk gjøre store innhogg i arbeidsdagen.

En god regel er derfor å fjerne alle snarveier på skrivebordet slik at alt havner i startmenyen. Du kan også bruke programstartere som Launchy for enkel tilgang. Å fjerne alt hjelper ikke bare på å fjerne distraksjoner og potensielle fristelser, men sparer faktisk skjermen din også. Dess flere ikoner på skrivebordet jo mer må skjermkortet jobbe for å oppdatere det stadig mer kompliserte bildet.
 

Ha det komfortabelt mens du jobber:

 
Å sitte ubehagelig hindrer deg ytterligere fra å komme inn i en god jobbmodus, og du vil kunne rettferdiggjøre innkjøp av en god kontorstol bare med dette som grunnlag. I tillegg vil det være en fordel å tenke langsiktig. Hva kan skje hvis jeg fortsetter å bruke en ubehagelig stol? Skader kan oppstå gjennom feil sittestilling og stoler som er feil innstilt i forhold til deg. En ubehagelig arbeidssituasjon kan også gjøre deg mindre motivert til å utføre jobben din, og den kan medføre dårligere humør generelt.

Du bør også ha et skrivebord tilpasset dine behov og din arbeidsmåte. Gjerne med lagringsmuligheter under skriveflaten slik at det du trenger har en fast plass, er ikke til distraksjon, men likevel lett tilgjengelig.

Legg også noen ekstra kroner i et godt tastatur og en ergonomisk mus da dette er de viktigste verktøyene du bruker. Dermed slipper du, det jeg kaller, distraherende irritasjon, over den dårlige kvaliteten på verktøyene, mens du jobber. Et tips til slutt er å sette skrivebordet slik at du har ryggen til vinduet. Dermed hindrer du å la øynene vandre tilfeldig på fuglen som bygger rede utenfor, eller naboen som flytter.
 

Avtal alenetid - jobb uforstyrret:

 
Dette er et punkt som ikke bør undervurderes. En vanlig årsak til distraksjoner er at man blir forstyrret underveis i arbeidet, av venner, familie, telefoner. Istedet for å la frustrasjonen ta deg, sett heller av faste tider noen ganger i uken, alt etter det kartlagte behov, til å kunne jobbe helt uforstyrret.

I denne perioden vet alle, du har informert, at du ikke ønsker å bli forstyrret. Sett mobilen på lydløs, la være å ta telefonen, slå av e-postvarslingen og jobb i fred og ro. Dette kan være en virkelig produktivitetsboost for mange og en god mulighet til å komme seg ajour med jobb og ventende oppgaver. Jeg kunne gjerne ha skrevet mer om emnet oppgaver, men det skal jeg ta opp ved en senere anledning.
 

Jobb med en oppgave av gangen:

 
Jeg anbefaler å ikke jobbe med flere oppgaver om gangen. Å jobbe med flere oppgaver samtidig er ikke, som noen tror, mer effektiv. Skiftninger mellom oppgavene skaper forstyrrelser i utførelsen av oppgavene, samtidig som det krever tid å omstille seg fra en oppgave til en ny. Dette gjelder både fysisk omstilling i form av utskriftning av nødvendig materiale, og psykisk i form av at hjernen din trenger tid på å sette seg inn i en ny oppgave.

På grunn av denne omstillingen får du ikke samme konsentrasjon om oppgavene som med å jobbe med oppgaver enkeltvis, og oppgavene er dermed ekstra utsatt for at du gjør feil.

Her er noen tips til å jobbe med oppgavene enkeltvis:

1. Sett opp en oppgaveliste og del oppgavene inn i kategorier (hjemme, jobb, blogg osv) tilpasset deg.
2. Ha en mulighet for å raskt kunne notere ned eventuelle ideer eller oppgaver (hvis de dukker opp mens du jobber), slik at du raskt kan få det ut av hodet og konsentrere deg om oppgaven du holder på med.
3. Ha en fysisk innboks og en digital innboks til e-posten som du kan legge alt du skal gjøre. Alt av papirer du skal prosessere havner i den fysiske innboksen, mens e-post havner i den digitale innboksen.
4. Gjør de viktigste oppgavene først. Dermed slipper de å henge over deg resten av dagen, og du kan slappe mer av.
5. Hvis du føler fristelsen til å sjekke e-posten eller bytte oppgave: Ta deg selv i nakken. Pust dypt, inn og ut, noen ganger. Fokuser og gå tilbake til arbeidet.

Bruk timer

 
Når du jobber glemmer du kanskje å ta pauser, men er det ikke flott at du blir så fokusert på arbeidet at du glemmer tid og sted? Nei, faktisk ikke. Hvis du glemmer å spise og ta pauser blir du fortere utbrent både kortsiktig og langsiktig da du ikke lytter til kroppens behov. Du vil også lettere miste konsentrasjonen, og ha vanskeligere for å komme inn i riktig modus.

Ved å ta jevnlige pauser oppnår du større grad av effektivitet da du lar kroppen gjøre andre aktiviteter. Bruk en timer til å varsle deg om å ta en pause. Ta gjerne en noen minutters pause etter en passende tid, eksempelvis hvert 45. minutt, og strekk litt på beina. Eventuelt kan du raskt få unna en annen ventende oppgave som ikke tar lang tid. Eksempelvis skrive en kort e-post eller ta en rask telefon. Det viktige er at du får en variasjon i forhold til oppgaven.

Jeg anbefaler å ta noen uttøyninger for å få brukt kroppen litt. Du vil oppleve at disse pausene er med på å gi deg en bedre følelse, og vil hjelpe på motivasjonen gjennom dagen. Når pausen er ferdig setter du timeren på nye 45 minutter (eller det som passer for deg), og kjører på til neste pause.
 

Ikke la programmene forstyrre deg:

 
Jeg har tidligere nevnt e-post som et eksempel på hva som kan distrahere deg mens du jobber. Mine potensielt forstyrrende programmer inkluderer MSN messenger, Twhirl (for Twitter), Skype, JSM Gmail-varsler samt Outlook. Alle disse kan fortyrre meg mens jeg jobber. Jo flere dess større er sannsynligheten.

En mulighet er å slå av programmene manuelt, eller fjerne den automatiske oppstarten med Windows (eller ditt operativsystem). En annen mulighet er å bruke en batch-fil til å komme raskt i jobbmodus, ved å automatisk avslutte alle distraherene programmer. Når du så er ferdig kan du kjøre en batch-fil nummer to som starter disse programmene igjen.

Poenget er at det er bedre å være proaktiv (fremsynt) ved å komme distraksjonene i forkjøpet, enn å være reaktiv. Da er det uansett for sent og du er allerede blitt distrahert.

Du kan også bruke programmer med tilpasset grensesnitt for å hindre distraksjoner. Hvis du skal skrive anbefaler jeg å bruke en enkel teksteditor (eksempelvis Notepad i Windows eller den utmerkede Notepad++) uten en masse redigeringsmuligheter da dette kan være med på å ta fokus bort fra det viktigste - innholdet. En annen mulighet er skriveprogrammet JDarkRoom, som ikke har redigeringsmuligheter overhodet. Du skriver på svart bakgrunn, som dekker hele skjermen, med en behagelig grønn skrift. En nettbasert utgave er også tilgjengelig. Den siste er forøvrig benyttet til å skrive denne artikkelen.

Med sort bakgrunn og grønn skrift har du med Writer et godt verktøy for distraksjonsfri skriving.

Disse tipsene er kun noen av mulighetene til å lage et grunnlag for en mer effektiv arbeidsdag, enten den foregår i et kontormiljø eller på hjemmekontoret. Du har riktignok flere muligheter til å skape en distraksjonsfri sone hjemme enn på jobb, men tipsene vil langt på vei kunne benyttes i begge miljøer. Håper dette var til nytte for noen av dere.

Grad av popularitet: 18% [?]

|

Del innlegget med andre

I de siste årene, etter som kapasiteten på nettlinjene har blitt bedre, har det stadig blitt mer aktuelt med video over Internett, både live-streamet og on-demand (når du ønsker det). Store aktører, som YouTube, Yahoo Videos og Google Videos og mange andre, har lenge kunnet tilby brukere et vell av forskjellige videoer innenfor de fleste kategorier, også, som jeg skal vise deg, innen utdanning.

Vil framtidens forelesningssaler se slik ut?

Jeg visste at det fantes noen former for nettforelesninger blant de større videodistributørene, men at det skulle være i et slikt omfang ante jeg rett og slett ikke. Jeg samlet kort inn noen raske lenker for å gi en god indikator på det overveldende tilbudet på forelesninger via nettbasert video som finnes. Her er det noe for alle:

1. MIT World - Er tilknyttet det amerikanske Massachusetts Institute of Technology, og er den eneste nettsiden direkte rettet mot nettforelesninger. Alt er gratis og forelesninger tilbys innen de fleste fagretninger. Du kan velge mellom 500 tilgjengelige videoer, og her finnes utrolig mange godbiter. Til og med en forelesning om den svenske regissøren og filmskaperen Ingmar Bergman. Her er du sikret kvalitetsinnhold for lang tid framover.
2. Google Videos - Det er ingen direkte kategori for nettforelesninger, men da alt innhold er videobasert gir et enkelt søk på lecture deg gode resultater. Resultatet for meg ble nesten ti tusen treff. Det er nok en god del av disse som ikke er hva de utgir seg for, men det er likevel overveldende. Du kan også utvide søket med å legge til et søkeord. I produktivitetsverdenen kunne vi kanskje tenke oss å lære mer om time management. Søket lecture, time management vil gi et mer presist treff innenfor dette emnet.
3. YouTube - Det samme gjelder her. Et søk med ordet lecture gir en rekke resultater (82 900 treff). Samme metode kan forøvrig benyttes ved de fleste større nettbaserte videotjenester.

Et lite tips til slutt, hvis du er interessert i enda mer innhold. I iTunes finnes et alternativ som kalles iTunes U. Her har en rekke amerikanske universiteter (og enkelte organisasjoner) lagt ut et stort antall forelesninger (både video og audio), samt annet pdf-materiale (ja, du kan legge pdf-filer i iTunes, men ikke lese dem). Klikk her for å gå direkte til iTunes U.

Jeg liker å kjøre disse nettforelesningene i bakgrunnen og har en egen skjerm jeg ‘nesten’ kun bruker til dette formålet. Jeg synes det er verd å bruke litt tid til å utvide perspektivet gradvis og kunne utvikle meg videre. Når man i tillegg har så mye informasjon tilgjengelig at man kan være utrolig selektiv, ved at man sannynligvis kan hente fram de emnene man er aller mest interessert i, blir dette en gullgruve av muligheter.

Grad av popularitet: 15% [?]

|

Del innlegget med andre

Jeg er en ivrig bruker av iPod. Jeg lytter mye til lydbøker mens jeg reiser, eller hjemme mens jeg holder på med andre ting som ikke krever for mye tankekraft. Min kone kjøpte en dockingstasjon til meg da jeg rundet det 28 år, og denne fungerer utmerket da den både tilbyr kontakt for lyd, dataoverføring og oppladning. De to sistnevnte foregår gjennom samme tilkobling. Det følger også med en kjekk fjernkontroll til å gjøre de mest elementære operasjonene. I prinsippet kan jeg dermed sette iPoden i docken og kjøre alt herfra.

Problemet:

Problemet dukker imidlertid opp når jeg setter iPoden i docken, noe som ikke bare starter oppladningen men også overføringen. Overføringsdelen er vel og bra når jeg skal overføre, men denne delen hindrer meg da også å utføre noen operasjoner på iPoden mens den står i docken. For å kunne bruke den mens den står i docken må jeg altså hver gang slå av overføringsdelen manuelt. Dette kan gjøres på to måter. Enten i iTunes når jeg benytter det, eller via ikonet for trygg fjerning av maskinvare. Her er det kanskje på sin plass å nevne at man alltid bøk fjerne slike delikate USB-apparater på den trygge måten den andre metoden (å trekke apparatet rett ut) vil kunne medføre problemer med å oppnå kontakt med maskinen igjen eller problemer med selve apparatet.

Tilbake til iTunes kan jeg benytte et utløserikon i sidefeltet for å løse (eller mate ut) ut iPoden. Problemet er hvis jeg lukker iTunes uten å løse ut iPoden. Da må jeg eventuelt åpne opp iTunes. Alternativt kan jeg benytte ikonet i systemfeltet for trygg fjerning av maskinvare. Denne er imidlertid ofte noe vanskelig å finne, samt at du i tillegg får opp et vindu med en liste av alternativer som du må velge riktig blant. Til sammen er dette en rekke operasjoner som jeg som iPod-bruker må gjennom veldig ofte.

Løsningen:

For en stund siden kom jeg over en utmerket løsning på dette problemet. Løsningen er rett og slett å opprette en snarveitilkobling til utløseren for selve iPoden, eller i ditt tilfelle kan det være et hvilket som helst USB-tilkoblet apparat. Når dette var ferdig satt opp kunne jeg enkelt klikke på snarveien og iPoden ble automatisk løst ut. Enklere blir det nesten ikke. Hvis du ønsker å lese mer om selve oppsettet, finner du mer hos the How-To Geek.

Jeg ønsket imidlertid å dra denne løsningen noe videre, og da jeg er en utrolig fan av Launchy og dens raske tilgang var det naturlig å implementere den her. Jeg gav snarveien et enkelt og informerende navn (’Løs ut iPod’) og gjorde ganske enkelt snarveien tilgjengelig i Launchys indeks og dermed kunne jeg raskt få fram Launchy ved Alt + Mellomromtast og starte å skrive navnet på snarveien. Launchy trengte to bokstaver for å finne riktig snarvei og dermed var det bare å trykke enter og jobben var gjort.

[Du trenger ikke skrive mange bokstavene før Launchy har funnet riktig snarvei]

Denne tilleggsløsningen er ikke nødvendigvis mye raskere, eller raskere i det hele tatt, enn en snarvei på skrivebordet, men det blir en mer integrert løsning som man raskt kan vende seg til. Og ikke minst: Den fungerer godt. Nå har jeg benyttet denne metoden i et par uker og jeg kan ikke se at jeg kan klare meg uten den. Ikke til mitt bruk i alle fall.

For dem som er nye ved bruk av Launchy, vil jeg under raskt gi en veiledning av hvordan du kan legge en snarvei inn i programmets indeks:

1. Åpne Launchy - Alt + Mellomromtast.
2. Klikk på tannhjul-symbolet for å åpne opp innstillingene.
3. Klikk på fanekortet Catalog.
4. Under Directories, klikk på + tegnet og let deg fram til mappen snarveien ligger i og trykk OK.
5. Legg til filtype for snarvei, hvis det ikke ligger der fra før (sjekk om du ser *.ink). Dette gjør du ved å gå til File Types og skrive inn *.ink i tekstfeltet og deretter klikke på + tegnet for å legge den til.
6. Når du er ferdig trykker du på Rescan Catalog, venter til det er ferdig og klikker OK.

Grad av popularitet: 14% [?]

|

Del innlegget med andre

Som bruker av Windows Vista vet du nok allerede at operativsystemet tar sin andel av RAM. Å ha for mange programmer opp samtidig kan raskt gjøre Vista tregere. Dermed er alternativet å lukke de programmer man ikke bruker. Å stadig åpne og lukke ett og ett program blir i lengden temmelig uproduktivt. Løsningen er lynrask og todelt: moduser og batch-filer.

Moduser:

Ofte bruker vi visse programmer samtidig. Andre ganger ønsker vi å kutte ut endel ekstra programmer som ikke er nødvendige. Et eksempel er når jeg skriver artikler. Her har jeg alltid Word oppe som mitt naturlige redigeringsverktøy (ja, jeg har dessverre ikke tatt overgangen til open source ennå). I tillegg bruker jeg så godt som alltid Firefox som et tilleggsverktøy for alt fra kilder til oppslag.

Et annet eksempel er når jeg trenger å frigjøre RAM for å jobbe med bildebehandling eller hvis jeg ønsker å gjøre spillene mer glidende (ja, det hender jeg spiller ).

Uansett hva som er din greie er jeg sikker på at det finnes flere tilfeller av at du benytter to eller flere programmer samtidig når du utfører visse oppgaver, eller fjerner visse programmer når du trenger å frigjøre RAM. Dermed kan du dele inn de enkelte sammensetningene i moduser. Eksempelvis, i mitt tilfelle, artikkelmodus og spillmodus.

Når du har definert hva som er dine moduser kan du gå videre til å implementere lynraske overganger fra en modus til en annen. Til dette formålet benyttes batch-filer.

Batch-filer:

En batch-fil (.bat) er et skript som kan utføre flere kommandoer simultant, eller samtidig. Dette passer som hånd i hanske til vårt formål da vi ønsker å utføre flere handlinger samtidig mens vi skifter fra en modus til en annen.

I praksis trenger vi to batch-filer for hver modus. En for å starte modusen og en for (ja, du gjettet det) avslutte modusen. Å lage en batch-fil tar ikke lang tid og gjøres enkelt i en tekstbehandler (eks. Notisblokk). Bare husk å lagre filen med filendelsen .bat.

Start modus: Her setter du inn kommando for å starte hvert program du ønsker å inkludere i den aktuelle modusen.

Eks:

start C:\Program Files\Mozilla Firefox\firefox.exe
start C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\WINWORD.EXE

Det var alt. Lagre filen med filendelsen .bat (eks. artikkel_start.bat), og testkjør den. Hvis alt virker starter både Firefox og Word samtidig.

Avslutt modus: Hvis du ønsker å avslutte det du holder på med eller kanskje starte en ny modus kan du enkelt avslutte samme programmene via en ny batch-fil.

I Vista har du tilgang til et verktøy som heter Taskkill.exe. Dette brukes til å avslutte programmene i modusen. Normalt kan du bruke samme programfilnavn som når du startet programmene, men hvis du er usikker kan du se i Oppgavebehandleren (Ctrl + Alt + Delete) under Prosesser.

For vår modus vet i at vi ønsker å avslutte firefox.exe og WINWORD.EXE. Dermed åpner vi et nytt tekstdokument og legger inn følgende:

Eks:

taskkill /f /im firefox.exe
taskkill /f /im WINWORD.EXE

Lagre filen med et passende navn (eks. artikkel_avslutt.bat), og testkjør denne.

Til slutt:

Nå kan du raskt åpne og avslutte modusene ved å klikke på batch-filene. På denne måten kan du opprette alle tenkelige moduser og programkombinasjoner, samtidig som du kan hoppe mellom dem som du ønsker. Bare husk å opprette to batch-filer for hver modus (start og avslutt). Normalt er det også lurt å avslutte en modus før du starter en ny.

Hvis du synes det likevel er tungvint å ha en rekke batch-filer å måtte klikke på kan du gjøre dem søkbare og dermed raskt tilgjenglige på to måter.

Vista startmeny: Hvis du oppretter en snarvei til hver batch-fil og drar dem inn i startmenyen i Vista blir disse med en gang tilgjengelig for søk (Windowstast).

Launchy: Launcy er en utmerket programstarter som indekserer startmenyen og enhver mappe du tillater den å indeksere. Grensesnittet er raskt tilgjengelig via Alt + Mellomrom. Husk å sette Launchy opp til å indeksere batch-filer (.bat).

Uansett hva du velger er det viktig at du gir batch-filene navn som beskriver godt hva modusen går ut på. Dette er med på å gjøre batch-filene raskt og intuitivt tilgjengelig ved søk. Med andre ord vil det være en god idé å lagre en batch-fil, som fjerner unødvendige programmer når du skal spille, med navnene spill_start.bat og spill_avslutt.bat.

Med Launchy kan du raskt starte og avslutte moduser via tastaturet

Grad av popularitet: 20% [?]

|

Del innlegget med andre