Jeg skal i det følgende skrive en rekke artikler som tar for seg hvordan du kan møte dagens utfordringer med ro fordi du er forberedt. Hvordan du kan kutte ut stresset fordi du har et system som forebygger dette, og til slutt: Hvordan du kan gjøre mindre men likevel få gjort mye mer. Alle disse emnene skal jeg dekke i løpet av artikkelserien som jeg enkelt og greit har døpt Produktivitetsskolen.

De aller fleste av oss lever i en verden med forpliktelser. Dette innebærer normalt i hovedsak forpliktelser til hjemmet, jobben/studiet og fritidssyslene, men kan også innebære andre. Hver av disse kontekstene består gjerne av en eller flere uløste oppgaver som krever din oppmerksomhet. Det kan være listene i gangen hjemme som skulle hatt et malingsstrøk, en opprydning i arkivskapet på kontoret, et tidsskriftabonnement som skulle vært avsluttet, regninger som skal betales, melk som skal kjøpes, og så videre…du skjønner tegningen.

Disse ugjorte oppgavene mottas og prosesseres av hjernen vår, men siden de ikke kommer videre i systemet ligger de bare der og spinner rundt. Mens de spinner rundt tiltrekker de stadig vekk vårt fokus, og ettersom vi gjerne er i en situasjon hvor vi ikke kan løse oppgavene der og da medfører dette ofte stress.

I tillegg kan vi normalt ikke tenke på mer enn syv ting samtidig, og når stadig flere oppgaver dukker opp blir andre oppgaver skjøvet ut og glemt. Det vil si, glemt helt til vi blir minnet om oppgaven igjen. Dette skjer ofte via assosiasjon. Vi ser noe som minner oss om hva vi må gjøre. Eksempelvis kan et arkivskap gi oss assosiasjon til vår ventende opprydningsoppgave i arkivskapet på kontoret osv. Når vi så kommer på oppgaven igjen blir det ofte på bekostning av en annen oppgave som blir skjøvet ut og glemt fordi hodet er fylt opp av ventende oppgaver.

Det er altså to negative elementer med å bruke hodet som lagringssted for ventende oppgaver. Det er store begrensninger på hvor mange oppgaver hodet kan holde styr på samtidig, noe som medfører at oppgaver går i glemmeboken. Til slutt er det også viktig å vise til at å stadig vandre rundt med hodet fullt av uløste oppgaver er både usundt og leder til stress i tilfeller da man ikke kan få løst oppgavene umiddelbart og dermed heller ikke få prosessert oppgavene ferdig og få dem ut av hodet. For å kutte stresset må vi altså kvitte oss med oppgavene.

Frigjør hodet for alle uløste oppgaver:

 
Med hodet fullt av ventende oppgaver har du to muligheter til å bli kvitt dem slik at du slipper å gå rundt tenke på dem. Den første muligheten du har er å skrive ned oppgavene. Få dem ut av hodet og ned på en liste. Listen kan skrives ned på alt fra et digitalt program til et helt vanlig ark. Det du gjør da er å frigjøre hodet for alle ventende oppgaver og dermed frigjør du også kapasitet til å huske på mer. Viktigere er likevel at du frigjør hodet for den stadige summingen av ventende oppgaver som igjen leder til stress. I stedet overlater du nå lagringen til en liste.

Et godt starttips er å ta fram noe å skrive på, eller åpne et tomt dokument på din PC/Mac, og skrive ned alle oppgaver du kommer på her og nå. Nå har du overført oppgavene til papiret eller dokumentet slik at du slipper å tenke mer på dem. Flott, ikke sant. Vel, nesten i alle fall. Det vi trenger videre er et godt sted å lagre alle ventende oppgaver.

Jeg vil faktisk anbefale at du alltid har med deg en liten notatblokk eller noe lignende for å raskt kunne skrible ned nye oppgaver etter hvert som du kommer på dem.

Skriv ned alle oppgaver fortløpende.

I neste del skal jeg ta for meg hvordan du kan ta et skritt videre ved å prosessere de nedskrevne oppgavene/avtalene gjennom et system som vil gi deg full kontroll tilbake.

Grad av popularitet: 28% [?]

|

Del innlegget med andre