Over tid har jeg plukket opp en del tips og gjort meg noen erfaringer (både gode og mindre gode) om forbedring av måten vi jobber på. I det følgende vil jeg gjennomgå tre emner som jeg personlig mener er viktig for å skape en bedre og mer produktiv arbeidssituasjon, enten det er hjemme eller på jobb, som arbeidstaker eller som student.

1. Kvitt deg med unødvendige ressurser:

Jeg har over lengre tid vært en solid tilhenger av å utnytte ressurser på en mest mulig effektiv måte. Siden jeg bor i en leilighet med få eller ingen muligheter til å utvide bruksarealet, blir jeg stadig konfrontert med mangel på plass. Dette har fått meg til å tenke systemer og organisering, og tvunget meg selv til å ta valg om hva jeg skal beholde og hva som skal bort. Dette er for mange et kjent problem. Blogger D. Keith Robinson fra To-Done! sier blant annet følgende om dette emnet:

Get good storage. This is one thing I’ve had in the past, but don’t have now. […] Having places to file, discard or simply remove from sight things that aren’t used every day is key.

Hvis du er plaget med for lite plass vil jeg anbefale at du setter deg ned og lager en oversikt over primær-ressurser og sekundær-ressurser. Med primær-ressursene refererer jeg til hva du jevnlig bruker i ditt arbeid og som du trenger å ha i nærheten. Her gjelder det å være kresen og ærlig. Er det lenge siden du har brukt dem? Er de viktige i ditt nåværende arbeid? Hvis ikke bør de kategoriseres som sekundær-ressurser.

Sekundær-ressurser er altså av den typen du ikke har brukt på en stund og som ikke er relevant i ditt nåværende arbeid. Disse blir mer eller mindre bare i veien og fungerer som unødvendig ekstrafyll på kontoret. Pakk dem ned i esker (eventuelt med de mest relevante sekundær-ressursene mest tilgjengelig) og lagre dem et annet sted.

På denne måten vil du sannsynligvis få et kontor som er mye lettere å organisere og holde ryddig.

1. Kvitt deg med alle distraksjoner

Personlig har jeg veldig lett for å bli distrahert, noe som kan føre til at arbeidet mitt blir oppkuttet og dermed går saktere. Hvis du er av samme type (og egentlig uansett) kan du med fordel fjerne alle mulige distraksjoner rundt deg. Jeg hørt flere ulike veilendinger på dette området, og noen har gått så langt som å anbefale å ta bort alt rundt deg (inkludert bilder på veggene). Jeg vil kanskje ikke strekke det så langt, men heller anbefale å fjerne det meste av det som ikke er direkte relevant for det du jobber med. Bøker, tidsskrifter, papir og annet på skrivebordet som kan fjernes, fjern det.

Når det gjelder datamaskinen finnes det også en del muligheter for å bli distrahert underveis. Live Messenger eller andre IM-klienter, e-postvarsling og andre internett-aktiviteter, som ikke er relevant for ditt arbeid, er typiske syndere. Hvis du ønsker et stille og rolig arbeidsmiljø er det sterkt anbefalt at du slår disse av. Hvis det er mulig er absolutt det beste hvis du kan koble deg fysisk av Internett da du på denne måten er sikret at du kan arbeide uforstyrret videre.

Hvis du imidlertid må ha på e-postvarsling kan du med fordel sette varslingen til minimum hver time. Du trenger ikke svare med én gang du får e-post, og dette vil sannynligvis bare skape en konsentrasjonsforstyrrelse for deg slik at du trenger tid for å komme tilbake dit du var.

Du kan i tillegg skape deg en jobbtilpasset og distraksjonsfri brukerprofil på maskinen ved å opprette en ny bruker og tilpasse denne fra bunnen av. Dette kan gjøres ved å fjerne oppstart av urelevante programmer, samt fjerne dem fra startmenyen (i Windows). I tillegg legger du kun inn programmer du trenger. Du kan eventuelt, hvis du bruker nettleseren Firefox, lage deg en jobbprofil med tilpassede bokmerker. Hvis du lett lar deg distrahere av andre åpne programmer, kan du installere en applikasjon som mørkner bakgrunnen rundt det aktive vinduet slik at fokuset blir bedre. Eller du kan benytte deg av nettapplikasjonen Writer DarkRoom som er et tekstbehandlingsverktøy som dekker hele skjermen i sort, uten verktøy, menyer eller andre forstyrrende elementer, og lar deg kun konsentrere deg om det viktigste: Innholdet.

Det finnes mange måter, og verktøy, du kan benytte for å skape en distraksjonsfri arbeidsdag. Færre distrasjoner betyr mindre stress, noe som igjen ofte medfører økt produktivitet. Det kan da ikke være så negativt, kan det vel.

3. Utnytt det du har optimalt:

Et ryddig skrivebord (det gjelder både det fysiske og det virtuelle) er et viktig ledd, både i et godt organisert kontor og for å hindre distraksjon under arbeidet. Når det gjelder det fysiske skrivebordet kan det likevel befinne seg endel nødvendig utstyr som ikke lar seg rydde bort fordi det jevnlig blir brukt. Dette kan eksempelvis være flere datamaskiner med flere skjermer, skriver, skanner, zip-disk (bruker man det fremdeles?), høytalere, ekstern harddisk m.m. I tillegg til dette har man gjerne tastatur og mus til alle datamaskinene.

Dette sier seg selv at det lett kan bli rotete og lite plass på et skrivebord, selv hvis man kvitter seg med alle distraksjoner og urelevante objekter. Problemet kan kanskje særlig være tilstede hvis man bruker flere datamaskiner. Man kan kjøpe seg en KVM-svitch, men disse er ikke helt problemfrie når det gjelder tilpasning eller generelt bruk. Personlig har jeg hatt endel problemer knyttet til denne type løsning da den kun taklet PS/2 og hadde problemer med overganger fra USB til PS/2. Jeg har også en tid hatt tre datamaskiner tilknyttet skrivebordet mitt (to stasjonære med monitor og én bærbar), noe som i begynnelsen tærte endel på plassen. Et problem var også at ved å jobbe med tre forskjellige datamaskiner ofte kunne være en frustrasjon da det ikke var lett å integrere disse i samme arbeidet.

Jeg fant derfor frem til et system som både skulle frigjøre meg fra KVM-svitsjen (som egentlig voldet meg mer frustrasjon enn glede) og alle ekstra-tastaturer og mus, slik at jeg kun satt igjen med et tastatur og mus til alle tre maskiner (jeg foretrekker å jobbe med vanlig mus og tastatur på bærbar også). I tillegg kunne jeg kopiere innhold (tekstbasert) mellom maskinene.

På denne måten kan jeg integrere alle maskinene mine i samme arbeid. Det blir som at jeg skulle hatt tre skjermer koplet til samme maskin (nesten). Et eksempel på at en arbeidssituasjon kan gjøres betraktelig bedre uten å måtte investere i nytt utstyr, men heller satse på å utnytte det man allerede har på en bedre måte.

En annen metode er, i stedet for å kjøpe inn en printserver, å bruke en gammel maskin du har liggende. I tillegg kan samme maskin brukes som filserver, ekstra backup, eller til og med som brannmur mot Internett.

Kan noe gjøres annerledes?

Tenk deg litt om. Stresser jeg mye i arbeidet? Er det noe som distraherer meg når jeg jobber? Hva kan jeg gjøre annerledes for å bli mer fokusert? Sannsynligheten er stor for at du blir mer sliten og stresset av å gjøre mindre enn den som er produktiv og får gjort mye. Samvittigheten og det ytre press et to viktige faktorer som utgjør forskjellen.

Så gjør deg selv en tjeneste: Skap deg bedre arbeidsforhold. Du vil da jobbe bedre, og ikke minst, slappe av bedre.

Grad av popularitet: 19% [?]

|

Del innlegget med andre